Who（誰が）
総務課・人事課が導入を決裁し、異動対象の一般職員が日常利用、後任職員がQ&A機能を活用する自治体組織全体が対象
対象とする社会課題：自治体職員の異動時、引き継ぎ文書作成に膨大な時間がかかり、業務品質が属人化する
社会の役に立ち、しっかり儲かる。その両立が、この計画には数字で示されています。
自治体職員は数年ごとに異動し、そのたびに担当業務の経緯や住民対応の勘所が引き継ぎ書という紙の束に押し込められる。作成は本人の記憶と休日出勤に頼り、抜け漏れがあれば住民サービスが止まる。特に担当者が一人しかいない業務を抱える小規模な自治体では、その断絶がそのまま住民の不利益になる。日々の業務ログを自動で蓄積し、異動の瞬間に引き継ぎ書として取り出せる仕組みは、属人化した行政の記憶を組織の資産に変えるために必要だと考えている。
※ この4つの数字は、見せるために作った数字ではありません。「事業計画」タブの10年計画とまったく同じ計算から出しています。EXIT（売却）時の手取りだけは「もし売れたら」の試算で、約束できる金額ではありません。
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「引き継AI」は、自治体職員が異動時に手作業で作っていた引き継ぎ書を、AIが日々の業務ログから自動生成するSaaSです。
職員がサイボウズやLoGoフォームで日常業務をこなすと、裏側でメール・決裁文書・スケジュールがAIに要約され『業務トピック台帳』として蓄積されます。異動内示が出たら、チャット画面に『引き継ぎ書を作って』と入力するだけで、担当業務一覧・進行中案件・注意事項・関係者連絡先を含むドラフトが数分で出来上がります。職員はAIとの対話で不足情報を補い、15〜30分の確認で完成させます。後任者は文書をQ&Aチャットボットとして使い、『この案件の前任者の方針は？』と質問して回答を得られます。作成時間を平均10時間から2〜3時間に短縮し、属人化していた引き継ぎ品質を標準化します。
日本の自治体職員は約280万人おり、多くが3〜5年周期で部署異動するが、異動直前の1〜2週間で数十ページに及ぶ引き継ぎ書を手作業で作成するのが慣例となっている。
異動内示から着任までは平均2〜3週間しかなく、通常業務と並行して過去1年分のメール・決裁文書・住民対応記録を思い出しながらまとめるため、多くの職員が休日出勤や残業で対応している実態がある。総務省の調査でも「引き継ぎ不足による業務停滞」は基礎自治体の課題として繰り返し指摘されているが、専任担当を置く余力はなく、フォーマットも部署ごとにバラバラで標準化が進んでいない。特に人口5万人以下の小規模自治体では1人担当制の業務が多く、引き継ぎが不十分だと住民サービスの断絶や過去の決裁経緯の喪失に直結する。結果として、新任者は同じ問い合わせに何度も対応したり、過去の失敗を繰り返したりするコストが慢性的に発生している。
自然言語処理により日々のメール・決裁文書・議事録から業務トピックを自動分類・要約する『継続的サマライズAI』が核となる。
異動時には大規模言語モデルが蓄積サマリーを統合し、未完了案件の優先度を予測・提示する『生成AI下書き機能』を提供する。対話型AIエージェントが職員への質問応答を通じて情報の欠落を補完し、後任者向けには引き継ぎ文書をベースにしたQ&A対応（RAG方式の検索拡張生成）を行う。さらに全庁データを横断解析し、頻出する引き継ぎ漏れパターンを異常検知的に抽出し、次回作成時に注意喚起する仕組みを備える。
職員が日々使う庁内グループウェア（メール・決裁システム・スケジューラー・掲示板）にAPI連携するアシスタントが、業務ログをバックグラウンドで自動収集・要約し、月次で『業務トピック台帳』として蓄積する。
異動内示が出たタイミングで職員がチャット画面に『引き継ぎ書を作成して』と入力すると、AIが蓄積データから担当業務一覧・進行中案件・注意事項・関係者連絡先を自動抽出し、標準フォーマットの引き継ぎ書ドラフトを生成する。職員はAIとの対話形式（「この案件の背景をもう少し詳しく」「この人物は誰か」等の質問に回答）で不足情報を補い、15〜30分程度の確認作業で完成させる。完成した文書は後任者向けにQ&Aチャットボット化され、後任者は着任後も文書を読むだけでなく『この案件の前任者の対応方針は？』と自然言語で質問して回答を得られる。管理職は引き継ぎ完了率や質を全庁横断でダッシュボード管理できる。
| 引き継ぎ書作成のための残業・休日出勤手当（1人10時間×時給換算2,500円、異動対象50名想定） | 年間約125万円 |
| 住民からの同じ問い合わせへの重複対応コスト（後任者の再確認電話・窓口対応） | 年間概算60万円 |
| 過去の決裁経緯喪失による再調査・照会にかかる職員時間コスト | 年間概算40万円 |
| 引き継ぎ不備に起因するクレーム対応・行政不服申立て対応の人件費 | 年間概算20万円（発生時のみ） |
| 年間プラットフォーム利用料（人口10万人規模自治体） | 年額150万円 |
| 職員アカウント従量課金（異動対象部署のみ、月額300円×50名） | 年額18万円 |
| 導入・カスタマイズ支援費（初年度のみ、API連携・フォーマット調整） | 初期費用100万円 |
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自治体職員は3〜5年周期で異動するが、異動内示から着任まで2〜3週間しかなく、通常業務と並行して過去1年分のメールや決裁文書を思い出しながら数十ページの引き継ぎ書を手作業で作成しているのが実態である。
人口5万人以下の小規模自治体では1人担当制の業務も多く、引き継ぎ不足がそのまま住民サービスの断絶や過去の決裁経緯の喪失に直結する。フォーマットも部署ごとにバラバラで標準化が進まず、新任者が同じ問い合わせに繰り返し対応するなどのコストが慢性的に発生している。専任の引き継ぎ担当を置く余力がない自治体が大半であり、業務ログを自動で蓄積し必要時にドラフトを出す仕組みが求められている。
MVPの業務ログ収集・サマライズAI・ドラフト生成部分は要件が流動的で自治体ごとの業務フロー差異に応じた試行錯誤が必要なため、準委任契約でアジャイル開発する方が向いている。
一方、グループウェアとのAPI連携部分やLGWAN対応・ISMAP準拠のセキュリティ実装は仕様が固まりやすいため、範囲を明確にした請負契約で切り出すのが望ましい。自治体は単年度予算・入札制約があるため、契約時点で年度またぎの検収スケジュールと再委託先（SIer）の責任分界点を契約書に明記しておく必要がある。またAI生成物の誤情報リスクを踏まえ、成果物の受入基準に『人による最終確認を経た文書のみ検収対象とする』旨を盛り込むこと。
| 区分 | 想定利用者 |
|---|---|
| プライマリ | 異動対象の自治体職員（引き継ぎ書を作成する前任者、および文書を利用する後任者） |
| セカンダリ | 各部署の管理職・係長（引き継ぎ内容の確認・承認を行う立場） |
| 管理 | 総務課・人事課の情報システム担当者（全庁の導入設定・利用状況ダッシュボード管理・API連携設定を行う） |
| 機能 | 入力 / 処理 / 出力 |
|---|---|
| 業務ログ自動収集連携機能 | メール・決裁文書・スケジューラーをAPI取得し、テキスト化して業務ログDBに保存する。 |
| 継続的サマライズAI（業務トピック台帳生成） | 業務ログを自然言語処理で分類・要約し、月次の業務トピック台帳を自動生成する。 |
| 引き継ぎ書AI下書き生成機能 | 異動情報と業務トピック台帳をLLMが統合し、優先度付きの引き継ぎ書ドラフトを生成する。 |
| 対話型不足情報補完機能 | AIが不足情報を職員にチャットで質問し、回答を引き継ぎ書ドラフトへ自動反映する。 |
| 標準フォーマット出力・編集機能 | ドラフトを部署別標準テンプレートに整形し、職員が編集後PDF・Word形式で出力する。 |
| 後任者向けQ&Aチャットボット（RAG） | 後任者の質問をRAGで引き継ぎ文書・業務ログから検索し、回答を生成して提示する。 |
| 引き継ぎ漏れパターン異常検知・注意喚起機能 | 全庁データから頻出する引き継ぎ漏れパターンを異常検知し、作成時に注意喚起を表示する。 |
| 管理職向け進捗ダッシュボード | 各部署の完了率・作成時間・満足度を集計し、全庁横断ダッシュボードで可視化する。 |
| 職員・部署マスタ連携機能 | 人事異動データを取り込み、対象職員を自動特定して引き継ぎ作成を通知する。 |
| アクセス権限・セキュリティ管理機能 | 職員の役職に応じロールベースでアクセス権限を設定し、閲覧・編集範囲を制御する。 |
| データ分析レポート出力機能 | 蓄積データを年次集計・傾向分析し、引き継ぎ漏れ傾向レポートをPDFで出力する。 |
| テーブル | 主要カラム |
|---|---|
municipalities | municipality_id, name, population, prefecture_code, contract_plan, contract_start_date |
employees | employee_id, municipality_id, name, department_id, position, hire_date, transfer_scheduled_date |
departments | department_id, municipality_id, name, parent_department_id, business_category |
business_logs | log_id, employee_id, source_type, source_id, content_text, log_date, extracted_topic |
topic_summaries | summary_id, employee_id, department_id, topic_title, summary_text, priority_flag, month |
handover_documents | document_id, employee_id, successor_id, status, draft_text, final_text, created_at, confirmed_at |
qa_history | qa_id, document_id, successor_id, question_text, answer_text, answered_at, source_reference |
dashboard_metrics | metric_id, municipality_id, period, completion_rate, avg_creation_hours, satisfaction_score, churn_flag |
| # | 画面 |
|---|---|
| 1 | ログイン画面 |
| 2 | 引き継ぎ書作成画面 |
| 3 | 対話補完チャット画面 |
| 4 | 業務トピック台帳一覧 |
| 5 | 後任者Q&A画面 |
| 6 | 管理者ダッシュボード |
| 7 | API連携設定画面 |
| # | 技術（採用理由） |
|---|---|
| 1 | AWS（LGWAN-ASP実績ありで自治体調達に有利） |
| 2 | Azure OpenAI（自治体向けセキュリティ要件に対応しやすい） |
| 3 | LangChain（RAGとエージェント構築の開発工数削減） |
| 4 | pgvector（PostgreSQL拡張で運用コストを抑えたベクトル検索） |
| 5 | Python/FastAPI（AI処理APIの高速開発と保守性） |
| 6 | kintone API連携（自治体導入実績のあるグループウェア接続） |
| 7 | Auth0（職員認証・SSOの構築工数削減） |
| 区分 | 要件 |
|---|---|
| 可用性 | 可用性: 平日8:30〜18:00の庁内利用時間帯を中心に稼働率99.5%以上を目標とする想定 |
| セキュリティ | セキュリティ: ISMAP準拠・LGWAN接続対応とし、全通信をTLS1.2以上で暗号化する想定 |
| 性能 | 性能: 業務ログ1年分（平均5000件目安）から引き継ぎ書ドラフトを生成するまで3分以内を目安とする |
| 個人情報保護 | 個人情報保護: 住民情報を含む文書は自治体庁内網内での閉域処理オプションを選択可能とする |
| 運用 | 運用: バックアップは日次実施し、障害復旧目標はRTO4時間・RPO24時間以内を目安とする |
| 監査 | 監査: 全操作ログを1年間保持し、CSV形式でエクスポート可能とする |
| 段階 | まず何を作るか | 概算費用 |
|---|---|---|
| ①手動検証 | PoC自治体の職員に同行・聞き取りをしながら、人力で引き継ぎ書のドラフトを実際に作成し、必要な項目・粒度・注意事項の型を洗い出す | 交通費とヒアリング謝礼程度 |
| ②最小システム | メール・決裁文書の一部を手動でエクスポートし、AIに要約・下書き生成させるプロトタイプを作り、精度と職員の修正負担を検証する | AI利用料と外注プロトタイプ開発費で数週間〜数か月分 |
| ③本開発 | グループウェアとのAPI連携、個人情報マスキング、RAG方式のQ&Aチャットボットを実装し、複数自治体で使える標準SaaSとして仕上げる | セキュリティ監査・ISMAP対応を含む外部開発チームへの発注で数か月分 |
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対応が必要な許認可・法規制と、確認すべき相手先・想定調整期間……
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手を挙げたその日から動けるように、完了条件つきで並べています。
| 誰に会うか | なぜ会うか | 接触の仕方 |
|---|---|---|
| 人口5〜10万人規模の市区町村・総務課または人事課の係長級職員 | 引き継ぎ業務の実態と決裁権者への稟議ルートを直接把握するため | 知人の元自治体職員や地方創生関連の勉強会・研究会経由で紹介を依頼 |
| デジタル田園都市国家構想交付金の実務担当者（自治体DX推進課） | 無償トライアル導入の交付金活用スキームと申請要件を確認するため | 内閣府地方創生推進事務局の公募要領を確認し電話・メールで問合せ |
| サイボウズ・LoGoシリーズ提供元の自治体向けパートナー営業担当 | API連携仕様と代理店提携の条件・技術要件を早期にすり合わせるため | 各社の企業向けパートナープログラム窓口フォームから商談申込 |
| 自治体向けSIer（地域SIer・NTT東西系列等）の官公庁営業部長 | 既存の入札・調達ルートに乗せるための代理店契約可能性を探るため | 自治体情報化フェア等の展示会ブースで名刺交換し個別商談設定 |
| 元自治体職員でDX・情報政策部門経験者（人材紹介会社経由） | 業務トピック分類辞書・テンプレート設計のドメイン監修者として確保するため | 自治体OB向け転職エージェントやJ-LIS関連のOBネットワークに求人依頼 |
| チャネル（目標件数） | 声のかけ方 |
|---|---|
| 元同僚・知人の自治体職員ネットワーク | 「異動前の引き継ぎ書づくりで困っていませんか、無料で試せる下書きAIを一緒に検証してもらえませんか」と個別に声をかけ、PoC協力を依頼する |
| 全国町村会・都市情報政策研究所等の研究会 | 総務課・情報政策担当が集まる勉強会に参加し、「引き継ぎ業務の負担調査に協力してもらえる自治体を探している」と発表・名刺交換する |
| 自治体向けSIer・システムベンダーの担当者紹介 | 既存のグループウェア導入担当営業に「引き継ぎ書作成を自動化する追加機能として一緒に提案できないか」と持ちかけ、既存顧客への同行商談を依頼する |
| 自治体DX関連のnote・X（旧Twitter）発信 | 「異動内示から着任までの引き継ぎ書づくりをAIで下書きする仕組みを作っています」と実務課題を発信し、コメントしてきた職員にPoCを直接オファーする |
対応が必要な許認可・法規制の詳細は「関連法令」タブでご確認いただけます。着手前に必ずご確認ください。
制度名・金額・要件は年度ごとに変わるため、ここでは種別と公式の探し先だけを示します。必ず一次情報で最新の要件を確認してください。
| 種別 | 特徴 |
|---|---|
| 自己資金・身内からの出資 | 最初の検証（ヒアリング・試作）はここで賄えることが多い。 |
| 日本政策金融公庫の創業融資 | 実績のない創業期でも相談できる公的融資。事業計画書の提出が要る。 |
| 自治体の創業支援制度 | 市区町村・都道府県ごとに補助・利子補給・家賃補助などがある。要件と募集時期は年度で変わる。 |
| 国の中小企業向け補助金 | 設備・販路開拓・IT導入などの類型がある。公募期間が短いので、常設の情報源で追う。 |
| エンジェル投資家・ベンチャーキャピタル | 急成長を前提にする資金。社会課題型では投資家の性格を選ぶ必要がある。 |
| 確認先 | 何がわかるか |
|---|---|
| ミラサポplus（中小企業庁） | 補助金・支援制度の横断検索 |
| J-Net21（中小機構） | 支援策・創業手引きのデータベース |
| 地域の商工会議所・よろず支援拠点 | 無料の対面相談。申請書の書き方まで見てもらえる |
| 日本政策金融公庫の各支店 | 創業計画書の事前相談 |
| 制度 | 誰が使えるか | この事業でどう効くか |
|---|---|---|
| 日本政策金融公庫 新規開業資金（新創業融資制度） | 法人設立前後の創業者（担保・保証人なしで利用可） | 運転資金の融資総額 500万円 を元に、代表1名でPoC自治体を回る期間の人件費・出張費・AI利用料を確保できる |
| 東京都創業助成事業（TOKYO創業ステーション） | 都内で創業予定・創業5年未満の中小企業者 | 本社を都内に置く場合、広告費・専門家活用費・賃借料等の一部が助成対象になり、営業体制構築の初期費用を補える |
| IT導入補助金（デジタル化基盤導入類型等） | ITツールを導入する中小企業・小規模事業者（ベンダーはIT導入支援事業者として事前登録） | 自社をIT導入支援事業者として登録し、代理店経由の顧客企業向け導入コスト負担を軽減する提案材料にできる |
| デジタル田園都市国家構想推進交付金（TYPE1〜3） | 地方公共団体（自治体自身が申請） | 自社が直接受給するものではないが、導入自治体がこの交付金を財源にトライアル導入できるため、初期導入フェーズの商談材料として提示できる |
| 総務省 地域情報化アドバイザー派遣制度 | 地域情報化に取り組む地方公共団体 | 自社サービスの専門家が制度上のアドバイザーとして自治体に紹介される機会があり、SIer経由に依らない直接的な信用付けと導入相談のきっかけになる |
会社設立の手続きや許認可の取得、契約書の整備など、弁護士・税理士・司法書士等の専門家への紹介をご希望の場合はこちらからエントリーできます。
専門家の紹介を希望する※ 紹介のお申し込み窓口はマイページの「業者・士業・投資家の紹介」に一本化しています。AIチャットが内容をヒアリングし、具体的な段階になったら運営が個別におつなぎします。
本文中の「※1」「※2」の番号は、ここに対応しています。番号を押すと、この欄に飛びます。
この事業が失敗するとしたら原因はどこから来るか、単価をその値段にした理由、最初の3か月で確かめること、必要な契約書と支払い条件、1人目の求人票、この事業の1週間……
実行の手引きの詳細は無料会員限定です。
自治体DXに取り組む仲間がコミュニティで情報交換しています。ひとりで抱え込まず、同じ課題を見ている人と話すところから始められます。
※ バッジは自動集計にもとづく相対表示です。実際の評価は変動します。